Kembali ke portfolio
Web Application Februari 2024

Sistem Informasi Manajemen E-Cuti ASN Pemprov Sumut

Pembuatan dan pengembangan aplikasi E-Cuti terintegrasi untuk Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Mengelola alur persetujuan berjenjang (Multi-level Approval) hingga Kepala Dinas, kuota cuti tahunan otomatis (+12 hari/tahun), serta integrasi otomatis ke sistem absensi pegawai sejak tahun 2024.

Sistem Informasi Manajemen E-Cuti ASN Pemprov Sumut

Overview

Merupakan sistem berbasis web yang dikembangkan sejak tahun 2024 di bawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Sistem ini merelokasi proses pengajuan cuti secara manual menjadi terintegrasi penuh secara digital, mulai dari pengusulan, verifikasi berjenjang, hingga penyesuaian status kehadiran pegawai di sistem absensi secara otomatis.

Problem

Sebelumnya, pengajuan cuti dilakukan manual dan tidak terhubung langsung dengan sistem absensi instansi. Hal ini sering menyebabkan ketidaksesuaian data kehadiran (seperti pegawai terdata Alpa/Tanpa Keterangan padahal sedang mengajukan cuti) serta memperlambat verifikasi berjenjang dari atasan hingga Kepala Dinas.

Solution

Mengembangkan platform E-Cuti berbasis web dengan alur kerja digital end-to-end:

  1. Multi-level Approval Engine: Mengembangkan alur persetujuan bertingkat (Pegawai $\rightarrow$ Atasan Langsung $\rightarrow$ Admin OPD $\rightarrow$ Kepala Dinas/Kepala BKD).

  2. Automated Quota & Leave Management: Perhitungan otomatis kuota cuti tahunan (12 hari/tahun) yang langsung terpotong saat diajukan/disetujui dan diperbarui setiap pergantian tahun.

  3. Direct Integration with Attendance System: Pengajuan cuti yang telah disetujui (approved) secara otomatis menyinkronkan status kehadiran pegawai pada sistem absensi/rekap rekapitulasi kehadiran (sehingga tanggal cuti otomatis tercatat sebagai "Cuti" dan bebas dari potongan absen).

  4. Multi-Type Leave Handling: Mengakomodasi Cuti Tahunan, Cuti Sakit, Cuti Alasan Penting, Cuti Melahirkan, dan Cuti Ibadah/Besar dengan validasi dokumen wajib.

Fitur Utama

  • Integrasi Otomatis ke Sistem Absensi: Status kehadiran di sistem absensi otomatis diperbarui menjadi "Cuti" segera setelah pengajuan cuti disetujui akhir oleh atasan/Kepala Dinas.
  • Quota Management & Automatic Renewal: Perhitungan otomatis sisa kuota cuti tahunan (penambahan +12 hari setiap tahun dan pengurangan otomatis saat diambil).
  • Multi-Level Approval Workflow: Persetujuan berjenjang dari Atasan Langsung hingga persetujuan akhir oleh Kepala Perangkat Daerah / Kepala BKD.
  • Komprehensif Jenis Cuti & Upload Dokumen: Cuti Tahunan (potong saldo kuota otomatis) Cuti Sakit (wajib melampirkan Surat Keterangan Dokter) Cuti Melahirkan (durasi otomatis sesuai regulasi) Cuti Alasan Penting (musibah, pendampingan keluarga, pernikahan) Cuti Ibadah / Cuti Besar (melampirkan dokumen resmi perjalanan ibadah)
  • Status Tracking & Real-time Notification: Pemantauan status usulan secara real-time (Diproses, Disetujui, Ditolak dengan alasan).
  • Digital Document Generation: Cetak otomatis Formulir & Surat Izin Cuti resmi.

Hasil

Sejak diimplementasikan pada tahun 2024, aplikasi E-Cuti berhasil memangkas waktu pengurusan cuti ASN di puluhan OPD Pemprov Sumut. Integrasi langsung ke sistem absensi menghilangkan redundansi input data absensi secara manual, menjaga konsistensi rekapitulasi kehadiran, serta memastikan perhitungan TPP menjadi lebih transparan dan akurat.

Punya rencana project yang ingin dibangun?

Ceritakan kebutuhannya. Saya bantu petakan alur kerja, ruang lingkup, dan tahapan pengerjaannya.

Hubungi Saya